Privacy protocol AVG
Procedure: Privacy statement AVG
Inleiding
Onze vereniging slaat persoonsgegevens van leden op.
In voorkomende gevallen kunnen het ook gegevens zijn van andere bij onze vereniging betrokken personen.
Deze personen mogen erop vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. De wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verplicht ons ook daartoe.
Dit beleid beschrijft hoe binnen onze vereniging met privacy wordt omgegaan.
Doel hiervan is om de organisatorische en technische maatregelen te nemen die in redelijkheid van ons verwacht mogen worden om te waarborgen dat zorgvuldig met de vastgelegde persoonsgegevens wordt omgegaan.
Van alle vrijwilligers van de vereniging wordt verwacht dat zij in lijn met dit beleid integer, vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan.
Grondslag en doel van de gegevens
Door de OVGG worden, voor zover mogelijk, de volgende persoonsgegevens verzameld:
Leden: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
Derden t.b.v. communicatie: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
Derden t.b.v. historie: naam, adres, herkomst, e.d.
Deze gegevens worden verwerkt t.b.v.:
Leden: het registreren en controleren van de contributie, de verzending van ons Contactbericht
en de Ganzeveer alsmede de communicatie in het algemeen,
Derden: het communiceren in het algemeen,
Derden t.b.v. historie: het betreft hier de registratie van (veelal) overleden personen tbv de historische verslaglegging in bv de Ganzeveer en tijdens lezingen.
Waarom verzamelen wij deze gegevens:
Wij doen dit teneinde een goede communicatie te kunnen bewerkstelligen en een ieder
optimaal van dienst te kunnen zijn, binnen de doelstellingen van onze vereniging.
Wie heeft toegang tot deze gegevens:
Bestuur en vrijwilligers van werkgroepleden OVGG, de beheerder van de ledenadministratie
heeft uitsluitend toegang tot financiële informatie vanwege contributie-inning.
Rechten van betrokkenen
Op verzoek zullen wij een betrokkene inzage geven in de persoonsgegevens die we van hem/haar vastleggen. In alle gevallen kunnen personen van ons vragen om onjuiste gegevens te corrigeren of de gegevens te verwijderen. Behoudens eventueel wettelijke verplichtingen zullen wij dat dan ook op zo kort mogelijke termijn doen.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Echter: aangezien wij een cultuurhistorische vereniging zijn, zullen deze “lang” bewaard blijven.
Beveiliging
Wij hebben, rekening houdend met de gesignaleerde mogelijke risico’s, passende technische maatregelen getroffen om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen.
De software en data zijn beveiligd via firewalls en beschermingssoftware en ook de website voldoet aan de geldende eisen.
Verder hebben wij een werkgroep gegevensbescherming geformeerd die informeert en adviseert alsmede toezicht houdt op naleving daarvan.
Meldplicht datalekken
Er zal onverwijlde melding aan betrokkenen plaatsvinden bij waarschijnlijk hoog risico op inbreuk van rechten en vrijheden.
Verder zal er een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) plaatsvinden binnen max. 72 uur.
OVGG
Bestuur Oudheidkundige Vereniging Gemeente Gendringen
Juni 2018
Doelstelling OVGG in het kader van het opslaan/archiveren en beschikbaar stellen van documenten, foto’s en overig beeldmateriaal.
- Overeenkomstig de Archiefwet, maakt OVGG het archief toegankelijk en stelt archiefbescheiden beschikbaar. De archiefbestanden (foto’s, documenten en overig beeldmateriaal) welke zijn opgeslagen in het archief van OVGG kunnen worden gedeeld via Piwigo, website, Facebook en Ganzeveer en andere media.
- OVGG wil het cultureel erfgoed in met name de “voormalige Gemeente Gendringen” in stand houden en bevorderen door het archiveren van beeldmateriaal.
- OVGG wil dat iedereen gebruik kan maken van diensten, archiefmaterialen en beeldbestanden.
- OVGG werkt op basis van wet- en regelgeving t.a.v. archiefbeheer. Op de website, in de Ganzeveer, in documenten en in het fotoarchiefprogramma Piwigo wordt deze wet -en regelgeving naar derden gecommuniceerd.
Bepalingen in het kader van archiefwet, AVG , privacy en auteursrechten:
OVGG beschikt over beeld- en geluidcollecties. De bestanden in deze collecties worden voortdurend aangevuld. OVGG streeft ernaar om aan wettelijke bepalingen i.v.m. geldende rechten te voldoen.
Documentatie:
De OVGG verzamelt, legt vast, ordent en bewerkt historische gegevens over personen en allerlei onpersoonlijke zaken zoals bijvoorbeeld historische gebeurtenissen, oude panden en boerderijen.
Informatiedragers kunnen zijn: foto’s, dvd’s, film- en videobanden, kranten, tijdschriften, verenigingsbladen enz.
Toegang tot deze informatie is uitsluitend, in overleg met het documentatiecentrum, voorbehouden aan medewerkers van de OVGG. Derden mogen eveneens inzage hebben echter alleen indien zij specifiek aangeven wat zij willen inzien en waarvoor deze informatie wordt gebruikt. (zie tevens “AVG” artikel 6)
De OVGG behoudt zich het recht voor iemand de toegang tot de informatiebronnen te weigeren.
Publicaties:
De OVGG publiceert regelmatig over personen, hun woonplaats en relaties, waarbij zij tevens gebruik maakt van foto’s, dvd, enz..
Om dit rechtmatig te mogen doen controleren wij vooraf of op het te publiceren materiaal geen auteursrechten van toepassing zijn, dan wel vragen wij vooraf toestemming om tot publicatie over te gaan met vermelding van het doel waarvoor dit dient, bijvoorbeeld een presentatie, tentoonstelling, boek enz.
Niet altijd is het mogelijk vooraf van iedereen toestemming te verkrijgen.
Wel dienen wij ons tot het uiterste in te spannen alle personen te achterhalen. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan is het belangrijk – als personen zich melden met bezwaren – alsnog toestemming te vragen. Bij weigering van deze toestemming zullen wij verdere publicatie staken. (zie tevens onder “AVG” artikel 4)
Presentaties:
Alle werkgroepen dienen bij elke presentatie en soortgelijke vooraf de volgende zinsnede op te nemen:
In het kader van de Privacywet (AVG) volgen wij het Privacy protocol van de OVGG.
Voor uitgebreide informatie hierover zie ook onze website www.ovgg.nl
De redactie van de Ganzeveer en het Contactbericht vermeldt hiernaast duidelijk dat de OVGG hiervan de uitgever en samensteller is.
Openbare ruimtes:
Voor personen die door OVGG gefotografeerd worden in een openbare ruimte dient eveneens de privacy te worden gerespecteerd, waarbij artikel 4 (zie hierna onder “AVG”) van toepassing kan zijn.
Openbare ruimten zijn bijvoorbeeld straten, pleinen, overheidsgebouwen en publieke instellingen.
Evenement:
Voor een door OVGG georganiseerd evenement kan men een toestemmingsbepaling opnemen.
Daarin geeft men aan dat deelnemers of bezoekers akkoord gaan met het maken van foto’s e.d. voor publicatie in magazines, sociale media en website.
Deze toestemmingsbepaling zal duidelijk vooraf aan de deelnemers of bezoekers bekend worden gemaakt b.v. door een mededeling bij de ingang:
In het kader van de Privacywet (AVG) berichten wij u dat er foto’s kunnen worden gemaakt.
Door het bezoeken van dit evenement gaat u akkoord met de mogelijkheid dat er foto’s en/of filmpjes gemaakt worden, welke door de OVGG voor documentatiedoeleinden kunnen worden gebruikt.
Sprekers of inleiders zullen eveneens voorafgaand aan hun verhaal aangeven dat eventueel gebruik wordt gemaakt van fotomateriaal.
Contactpersoon:
In het bestuur zal een contactpersoon, de privacy coördinator, worden aangewezen die controle houdt op
de juiste naleving van deze procedure.
Auteursrecht en Portretrecht
OVGG streeft ernaar de makers en schenkers van beeldmateriaal en documenten vast te leggen. Er wordt toestemming voor publicatie gevraagd.
In het formulier: “Schenkingen en beschikbaar stellen van beeldmateriaal voor publicatie aan OVGG” is dit vastgelegd.
De website van OVGG en het fotoarchiefprogramma Piwigo bevatten ook beeldmateriaal waarvan de rechthebbende niet achterhaald kan worden.
In het kader van auteurs- en privacy rechten kan indien gewenst het beeldmateriaal van de website en of Piwigo worden verwijderd.
AVG
25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten van de Europese Unie. Het doel van AVG is om twee belangen te waarborgen: de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun gegevens en het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie.
- De AVG is niet specifiek geschreven voor archiefdiensten en beeldbanken.
- De AVG is vooral geschreven voor grote bedrijven die grote aantallen persoonsgegevens verwerken en is ook van toepassing voor organisaties en verenigingen.
- Omdat de Archiefwet niet gaat over het online publiceren van archiefmateriaal, vallen het doel en de verwerkingsgrond zoals die voor foto-archivering gesteld zijn weg. Bovendien zijn beeldbanken voor een deel gevuld met scans van foto’s, negatieven, prenten, die als origineel in de archiefbewaarplaats van OVGG liggen. Dit zijn reproducties die niet op grond van artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd en daarom niet onder de definitie van archiefbescheiden volgens de Archiefwet vallen.
- Inzage, levering, wijziging en verwijdering van beeldmateriaal en persoonsgegevens: Indien personen zichzelf herkennen op beeld en met moverende redenen kenbaar maken dat hierdoor hun privacy aangetast wordt dan kunnen zij bij de OVGG hun bezwaar kenbaar maken en zal de OVGG de foto verwijderen.
Indien informatie, personen betreffende, niet juist is of het anders geformuleerd dient te worden
dan kan een rectificatie aangevraagd worden bij de OVGG.
Er zal dan een aanpassing plaatsvinden na controle van deze gegevens.
- Klachten over personen op foto’s zonder dat de persoon op de foto’s zelf een klacht
indient worden niet in behandeling genomen.
De op de foto afgebeelde personen dienen zelf contact op te nemen met OVGG en zal punt 4 in werking treden
Foto’s waarop personen staan die overleden zijn, worden niet verwijderd tenzij nabestaanden moverende redenen hebben waarom foto’s verwijderd zouden moeten worden.
- Alle beeldmateriaal is eigendom van OVGG en wordt alleen met toestemming/goedkeuring van OVGG geleverd aan aanvragers.
OVGG
Bestuur Oudheidkundige Vereniging Gemeente Gendringen
December 2022
